Politique de confidentialité

KOEL Beauty · Date d'entrée en vigueur : 27 septembre 2026 · Version 1.0

1. Qui nous sommes

Koelbeauté Inc., exerçant ses activités sous le nom KOEL Beauty (« KOEL », « nous »), est une société constituée en vertu de la Loi sur les sociétés par actions (RLRQ, c. S-31.1), dont l'adresse du siège est le 1775 Rue de l'Église, Saint-Laurent, QC H4L 2J6, Canada. Nous sommes responsables des renseignements personnels visés par la présente politique.

Personne responsable de la protection des renseignements personnels : fondateur(-trice) et chef de la direction. Coordonnées : privacy@koelbeauty.com, ou par la poste à l'adresse ci-dessus, à l'attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

2. Portée de la présente politique

La présente politique s'applique aux renseignements personnels que nous recueillons par l'intermédiaire de notre site Web (koelbeauty.com), de notre liste d'envoi de lancement et de notre boutique en ligne, ainsi que lorsque vous communiquez avec nous. Elle explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi, qui les reçoit, où ils peuvent être traités, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Elle ne couvre pas les achats effectués sur des plateformes de tiers, comme Amazon, qui ont leurs propres avis de confidentialité. Nous avons voulu la rédiger en langage clair.

3. Renseignements que nous recueillons

Catégorie	Exemples	Quand
Liste d'envoi de lancement	Adresse courriel ; preuve de votre consentement (date, heure, version du formulaire et texte qui vous a été présenté).	Lorsque vous vous inscrivez au moyen de notre formulaire.
Compte client et commandes (à l'ouverture de la boutique)	Nom, adresse courriel, adresses de livraison et de facturation, numéro de téléphone (si vous le fournissez), historique de commandes et messages que vous nous envoyez au sujet d'une commande.	Lorsque vous créez un compte, passez une commande ou communiquez avec nous.
Paiement	Les renseignements de paiement que vous saisissez sont traités par notre prestataire de paiement. Nous ne recevons ni ne conservons le numéro complet de votre carte. Nous pouvons voir certains renseignements limités, comme le type de carte, les quatre derniers chiffres et l'état du paiement.	Au paiement, ou lorsque vous enregistrez un mode de paiement.
Données du site et de l'appareil	Adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées et provenance de la visite, recueillis par notre hébergeur de site Web, par Google Fonts (qui fournit nos polices de caractères) et au moyen de témoins (cookies) et de technologies semblables.	Lorsque vous naviguez. Le suivi non essentiel (analytique, publicité) n'a lieu que si vous l'acceptez.
Communications	Le contenu des courriels et messages que vous nous envoyez.	Lorsque vous communiquez avec nous.

Nous ne demandons pas de renseignements sensibles, comme des renseignements sur votre santé. Veuillez ne pas en inclure dans vos messages.

4. Pourquoi nous utilisons vos renseignements

Gérer notre liste d'envoi et vous transmettre les nouvelles, offres et mises à jour de lancement que vous avez accepté de recevoir.
Créer et gérer votre compte, traiter et livrer vos commandes, encaisser le paiement et assurer les retours et le service à la clientèle.
Assurer la sécurité et le bon fonctionnement de notre site et prévenir la fraude.
Comprendre l'utilisation de notre site et l'améliorer (analytique), uniquement avec votre consentement.
Mesurer et diffuser notre publicité sur les plateformes de Google et de Meta, uniquement avec votre consentement.
Respecter nos obligations légales, fiscales et comptables.

Nous n'utilisons vos renseignements qu'à ces fins, ou à une autre fin pour laquelle vous avez donné votre consentement. Si nous souhaitons les utiliser à une nouvelle fin, nous vous le demanderons au préalable, sauf si la loi le permet autrement.

5. Consentement aux courriels promotionnels

Nous n'envoyons des courriels promotionnels qu'avec votre consentement exprès. La case de consentement de notre formulaire n'est jamais cochée d'avance. Chaque courriel promotionnel indique notre identité et notre adresse postale, et comprend un lien de désabonnement fonctionnel. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps au moyen de ce lien ou en écrivant à privacy@koelbeauty.com. Nous traitons les demandes de désabonnement sans délai et, en tout état de cause, dans les 10 jours ouvrables. Le retrait de votre consentement ne met pas fin aux messages que nous devons vous envoyer au sujet d'une commande que vous avez passée.

6. Témoins (cookies), analytique et technologies publicitaires

Notre site utilise des témoins essentiels au fonctionnement du site et du paiement (par exemple, votre panier et la sécurité). Avec votre consentement seulement, il utilise aussi des balises Google Analytics et Google Ads ainsi que le pixel Meta.

Ces technologies recueillent des renseignements sur votre appareil et votre navigation. Elles peuvent permettre à Google et à Meta de vous reconnaître d'un site ou d'un service à l'autre, d'établir des profils de vos intérêts, et de mesurer et cibler la publicité, conformément à leurs propres politiques de confidentialité. Elles sont désactivées par défaut : lors de votre première visite, une bannière vous permet d'accepter ou de refuser, et rien de non essentiel ne se charge tant que vous n'avez pas accepté. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps au moyen du lien « Préférences en matière de témoins » au bas de chaque page. Vous pouvez aussi bloquer les témoins dans les paramètres de votre navigateur et utiliser les paramètres publicitaires offerts par Google et Meta.

7. Qui reçoit vos renseignements

Destinataire	Rôle	Renseignements concernés
Shopify	Plateforme de boutique en ligne : comptes, paiement, commandes et hébergement.	Renseignements relatifs au compte, aux commandes et au paiement.
Prestataires de paiement (comme Shopify Payments)	Traitent les paiements et aident à prévenir la fraude.	Renseignements de paiement et montant de la commande.
Netlify	Héberge notre site Web.	Données techniques comme l'adresse IP, le type d'appareil et de navigateur et les pages demandées.
Google (Google Fonts)	Fournit les polices de caractères de notre site. Votre navigateur les demande directement aux serveurs de Google chaque fois que vous chargez une page, quel que soit votre choix en matière de témoins.	Adresse IP, type d'appareil et de navigateur et page demandée.
Formspree, Inc. (États-Unis)	Service de formulaires qui reçoit les inscriptions à la liste de lancement et nous les transmet.	Contenu du formulaire d'inscription.
Fournisseur de services de courriel (non encore retenu)	Nous le nommerons dans la présente politique avant d'envoyer tout courriel promotionnel.	Adresse courriel.
Service d'expédition de Shopify et transporteurs	Livrent votre commande.	Nom, adresse de livraison et, s'ils sont fournis, coordonnées nécessaires à la livraison.
Google et Meta (seulement si vous acceptez les témoins)	Analytique du site et mesure de la publicité.	Données relatives à l'appareil et à la navigation.
Conseillers professionnels et autorités	Comptables, avocats, assureurs ; autorités publiques lorsque la loi l'exige.	Uniquement ce qui est nécessaire.

Nous nous appuyons sur des contrats et des conditions avec nos fournisseurs de services qui les obligent à protéger vos renseignements et à ne les utiliser que pour nous fournir leurs services. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Si KOEL participe à une fusion, à une vente ou à une réorganisation, des renseignements pourraient être transmis à l'autre partie, sous réserve des conditions prévues par la loi.

8. Renseignements traités à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs conservent ou traitent des renseignements à l'extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis. Par exemple, Formspree héberge son service aux États-Unis, et Shopify, Netlify, Google et Meta exercent leurs activités à l'échelle internationale. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée, y compris le cadre juridique applicable à l'endroit visé, et nous ne procédons que si les renseignements bénéficieraient d'une protection adéquate, conformément au droit québécois. Les renseignements détenus dans un autre territoire peuvent être assujettis aux lois de ce territoire et accessibles à ses autorités.

9. Durée de conservation

Liste de lancement : jusqu'à votre désabonnement ou au retrait de votre consentement. Par la suite, nous ne conservons que le dossier minimal nécessaire pour respecter votre choix et nos obligations légales, notamment pour démontrer que nous avions votre consentement, et seulement pendant la durée nécessaire à ces fins.
Comptes clients : tant que votre compte est actif. Si vous nous demandez de le fermer, nous supprimons ou anonymisons vos renseignements, sauf ceux que la loi nous oblige à conserver.
Dossiers de commandes et de comptabilité : pendant la durée exigée par la législation fiscale et comptable applicable.
Données du site et d'analytique : pendant la durée définie dans l'outil d'analytique, après quoi ils sont supprimés ou anonymisés.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires aux fins décrites, nous les détruisons ou les anonymisons.

10. Sécurité et incidents

Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles raisonnables et adaptées à leur sensibilité, notamment en limitant l'accès aux personnes qui en ont besoin et en recourant à des fournisseurs de services réputés. Aucun système n'est parfaitement sûr. Nous tenons un registre des incidents de confidentialité et, lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées.

11. Vos droits et comment les exercer

En vertu du droit québécois, vous pouvez :

demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et y avoir accès ;
demander la rectification des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ;
retirer en tout temps votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements ;
obtenir les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) ;
dans les circonstances prévues par la loi, demander que nous cessions de diffuser vos renseignements personnels ou que nous désindexions un lien qui y donne accès ;
être informé(e) si une décision vous concernant est prise exclusivement par un traitement automatisé. Nous ne prenons actuellement aucune décision de cette nature.

Pour exercer un droit, écrivez à privacy@koelbeauty.com. Nous pourrions avoir à vérifier votre identité. Nous répondons par écrit avec diligence et au plus tard 30 jours après la réception de votre demande.

Plaintes. Si vous avez une préoccupation quant à la façon dont nous traitons vos renseignements, écrivez-nous d'abord à privacy@koelbeauty.com ; nous en accuserons réception, l'examinerons et vous répondrons par écrit. Si vous n'êtes pas satisfait(e), vous pouvez communiquer avec la Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca). Des délais peuvent s'appliquer à certaines demandes.

12. Enfants

Notre site et nos produits ne s'adressent pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels au sujet d'un enfant de moins de 14 ans sans le consentement du parent ou du tuteur. Si vous croyez que nous l'avons fait, communiquez avec nous et nous les supprimerons.

13. Liens vers d'autres sites

Notre site peut contenir des liens vers des sites tiers, comme des plateformes de médias sociaux. Leurs propres politiques de confidentialité s'appliquent aux renseignements qu'ils recueillent.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La version en vigueur est toujours accessible sur notre site avec sa date d'entrée en vigueur. Si une modification touche de façon importante l'utilisation de renseignements que nous détenons déjà, nous vous en aviserons et demanderons votre consentement lorsque la loi l'exige.

15. Langue

La présente politique est offerte en français et en anglais. En cas de divergence, la version française prévaut.

16. Coordonnées

Koelbeauté Inc. (KOEL Beauty), 1775 Rue de l'Église, Saint-Laurent, QC H4L 2J6, Canada

Confidentialité : privacy@koelbeauty.com

Privacy Policy

KOEL Beauty · Effective date: September 27, 2026 · Version 1.0

1. Who we are

Koelbeauté Inc., operating as KOEL Beauty ("KOEL", "we", "us"), is a company incorporated under the Quebec Business Corporations Act (CQLR c S-31.1), with its registered address at 1775 Rue de l'Église, Saint-Laurent, QC H4L 2J6, Canada. We are responsible for the personal information described in this policy.

Person in charge of the protection of personal information: Founder & CEO. Contact: privacy@koelbeauty.com, or by mail at the address above, Attn: Person in charge of the protection of personal information.

2. What this policy covers

This policy applies to personal information we collect through our website (koelbeauty.com), our launch mailing list and our online store, and when you contact us. It explains what we collect, why, who receives it, where it may be processed, how long we keep it, and your rights. It does not cover purchases made on third-party marketplaces, such as Amazon, which have their own privacy notices. We have tried to write it in plain language.

3. Information we collect

Category	Examples	When
Launch mailing list	Email address; a record of your consent (date, time, form version and the wording shown to you).	When you subscribe using our form.
Customer account and orders (once the store opens)	Name, email address, delivery and billing addresses, phone number (if you provide it), order history, and messages you send us about an order.	When you create an account, place an order or contact us.
Payment	The payment details you enter are handled by our payment processor. We do not receive or store your full card number. We may see limited information such as card type, last four digits and payment status.	At checkout, or when you save a payment method.
Website and device data	IP address, browser and device type, pages viewed and how you reached our site, collected by our website host, by Google Fonts (which supplies our typefaces) and through cookies and similar technologies.	When you browse. Non-essential tracking (analytics, advertising) happens only if you accept it.
Communications	The content of emails and messages you send us.	When you contact us.

We do not ask for sensitive information, such as health information. Please do not include any in your messages to us.

4. Why we use your information

To manage our launch list and send the launch updates, offers and news you agreed to receive.
To create and manage your account, process and deliver orders, take payment, and handle returns and customer service.
To keep our site secure and working, and to prevent fraud.
To understand how our site is used and improve it (analytics), only with your consent.
To measure and show our advertising on Google and Meta platforms, only with your consent.
To meet legal, tax and accounting obligations.

We use your information only for these purposes, or for another purpose you have consented to. If we want to use it for a new purpose, we will ask you first, unless the law allows otherwise.

5. Consent to marketing emails

We send marketing emails only with your express consent. The consent box on our form is never pre-ticked. Every marketing email includes our identity, our mailing address and a working unsubscribe link. You can withdraw your consent at any time by using that link or by writing to privacy@koelbeauty.com. We process unsubscribe requests promptly and in any case within 10 business days. Withdrawing consent does not stop messages we must send about an order you placed.

6. Cookies, analytics and advertising technologies

Our site uses essential cookies needed for the site and checkout to work (for example, your cart and security). With your consent only, it also uses Google Analytics and Google Ads tags and the Meta Pixel.

These technologies collect information about your device and browsing. They can allow Google and Meta to recognize you across websites and services, build profiles of your interests, and measure and target advertising, under their own privacy policies. They are off by default: when you first visit, a banner lets you accept or refuse, and nothing non-essential loads until you accept. You can change your choice at any time through the "Cookie preferences" link at the bottom of every page. You can also block cookies in your browser settings and use the ad settings offered by Google and Meta.

7. Who receives your information

Recipient	Role	Information involved
Shopify	Online store platform: accounts, checkout, orders and hosting.	Account, order and payment-related information.
Payment processors (such as Shopify Payments)	Process payments and help prevent fraud.	Payment details and order amount.
Netlify	Hosts our website.	Technical data such as IP address, device and browser type, and pages requested.
Google (Google Fonts)	Supplies the typefaces used on our site. Your browser requests them directly from Google's servers each time you load a page, whatever your cookie choice.	IP address, device and browser type, and the page requested.
Formspree, Inc. (United States)	Form service that receives launch list signups and forwards them to us.	Signup form content.
Email service provider (not yet engaged)	We will name it in this policy before we send any marketing email.	Email address.
Shopify's shipping service and carriers	Deliver your order.	Name, delivery address and, if provided, contact details needed for delivery.
Google and Meta (only if you accept cookies)	Site analytics and advertising measurement.	Device and browsing data.
Professional advisers and authorities	Accountants, lawyers, insurers; public authorities where the law requires.	Only what is necessary.

We rely on contracts and terms with our service providers that require them to protect your information and use it only to provide their services to us. We do not sell your personal information. If KOEL is involved in a merger, sale or reorganization, information may be transferred to the other party, subject to the conditions the law imposes.

8. Information processed outside Québec

Some of our providers store or process information outside Québec and outside Canada, including in the United States. For example, Formspree hosts its service in the United States, and Shopify, Netlify, Google and Meta operate internationally. Before communicating personal information outside Québec, we assess the privacy risks, including the legal framework of the destination, and proceed only if the information would receive adequate protection in line with Québec law. Information held in another jurisdiction may be subject to that jurisdiction's laws and accessible to its authorities.

9. How long we keep your information

Launch list: until you unsubscribe or withdraw consent. After that, we keep only the minimum record needed to honour your choice and meet our legal obligations, including to show that we had your consent, and only for as long as necessary for those purposes.
Customer accounts: while your account is active. If you ask us to close it, we delete or anonymize your information, except what the law requires us to keep.
Order and accounting records: for the period required by applicable tax and accounting law.
Website and analytics data: for the period set in the analytics tool, after which it is deleted or anonymized.

When information is no longer needed for the purposes described, we destroy it or anonymize it.

10. Security and incidents

We protect personal information with reasonable physical, technical and organizational measures suited to its sensitivity, including limiting access to those who need it and using reputable service providers. No system is perfectly secure. We keep a register of confidentiality incidents and, where an incident presents a risk of serious injury, we notify the Commission d'accès à l'information du Québec and the people concerned promptly.

11. Your rights and how to use them

Under Québec law you may:

ask whether we hold personal information about you, and access it;
ask us to correct information that is inaccurate, incomplete or equivocal;
withdraw your consent to our use or communication of your information, at any time;
receive computerized personal information you provided to us in a structured, commonly used technological format (portability);
in the circumstances set out in the law, ask us to stop disseminating your personal information or to de-index a link that gives access to it;
be informed if a decision about you is made exclusively by automated processing. We do not currently make such decisions.

To exercise a right, write to privacy@koelbeauty.com. We may need to verify your identity. We respond in writing promptly and no later than 30 days after receiving your request.

Complaints. If you have a concern about how we handle your information, write to us first at privacy@koelbeauty.com; we will acknowledge and review it and reply in writing. If you are not satisfied, you may contact the Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca). Time limits may apply to certain applications.

12. Children

Our site and products are not directed at children. We do not knowingly collect personal information about a child under 14 without the consent of the parent or guardian. If you believe we have done so, contact us and we will delete it.

13. Links to other sites

Our site may link to third-party sites, such as social media platforms. Their own privacy policies apply to what they collect.

14. Changes to this policy

We may update this policy. The current version is always on our website with its effective date. If a change materially affects how we use information we already hold, we will notify you and ask for your consent where the law requires it.

15. Language

This policy is available in French and English. In case of discrepancy, the French version prevails.

16. Contact

Koelbeauté Inc. (KOEL Beauty), 1775 Rue de l'Église, Saint-Laurent, QC H4L 2J6, Canada

Privacy: privacy@koelbeauty.com